Poczta w chmurze też potrzebuje kopii zapasowej. Jak nie stracić firmowych danych?

75% ankietowanych przez Barracuda Networks firm z całego świata padło ofiarą co najmniej jednego udanego przejęcia elektronicznej skrzynki pocztowej. E-poczta może ucierpieć jednak nie tylko w wyniku działań cyberprzestępców. Innym powodem utraty dostępu do informacji i dokumentów przechowywanych w e-mailach może być usunięcie konta czy wiadomości. Jak odzyskać ważne dane? Niestety dostawca usług w tym przypadku nie pomoże.

Z badania home.pl wynika że statystyczny użytkownik poczty elektronicznej wysyła i odbiera rocznie około 2524 wiadomości e-mail poświęcając na to około godzinę dziennie. Dane Eurostatu pokazują natomiast że 79% przedsiębiorców z Unii Europejskiej korzystających na co dzień z chmury przeniosło do niej swoją pocztę elektroniczną.

Coraz popularniejsze staje się stosowanie w tym zakresie rozwiązań SaaS (Software as a Service) w których oprogramowanie dostępne jest jako usługa. Jednym z najważniejszych jest dziś Microsoft 365 z którego korzysta ponad 345 milionów ludzi na całym świecie (dane z kwietnia 2022). Wielu użytkowników uważa że bezpieczeństwo ich danych przetwarzanych w takich aplikacjach leży w całości po stronie dostawcy usług. Także odpowiedzialność za odzyskanie straconych danych. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej.

Jak można stracić dane przechowywane w skrzynce e-mail?

E-mail stał się dziś jednym z podstawowych narzędzi komunikacji firmy z kontrahentami pracownikami podwykonawcami itd. Nic więc dziwnego że w elektronicznych skrzynkach pocztowych przechowywane są informacje i dokumenty ważne z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa. Dane osobowe umowy dokumenty strategiczne prezentacje informacje finansowe ustalenia z klientami. Zdarza się że to właśnie w e-mailach pracownicy gromadzą jedyne egzemplarze takich plików. Ich utrata oznacza więc poważny problem dla biznesu.

Na ile prawdopodobne jest utracenie danych ze skrzynki e-mail? Wbrew pozorom dość łatwo może do tego dojść np. na skutek działania cyberprzestępców. Mogą oni przejąć konto pocztowe i zablokować właścicielowi dostęp do niego odcinając go tym samym od wiadomości dokumentów i plików. Mogą też zaatakować firmę używając do tego złośliwego oprogramowania ransomware. W tym przypadku złośliwy program szyfruje wszystkie dane a atakujący żąda okupu za ich odszyfrowanie.

Inna możliwość utraty danych wiąże się z przypadkowymi działaniami właściciela konta e-mail który nieświadomie usuwa wiadomość czy folder zawierający ważne wiadomości służbowe i dokumenty. Użytkownik przez dłuższy czas może nawet nie zauważyć jego braku zwłaszcza jeśli w codziennej pracy korzysta z wielu takich katalogów. Kolejny przypadek dotyczy kont pracowników kończących współpracę z firmą. Z założenia są one usuwane ale razem z nimi można usunąć jedyne egzemplarze ważnych plików.

Warto pamiętać że dostawcy usług poczty elektronicznej dają użytkownikom także dostęp do innych aplikacji. W przypadku tak popularnego dziś pakietu Microsoft 365 jest to choćby OneDrive for Business SharePoint Online czy Microsoft Teams. Cyberatak lub błąd ludzki mogą spowodować utratę danych także w tych aplikacjach

Mateusz Ossowski

CEE Channel Manager w Barracuda Networks

Odzyskiwanie danych. Archiwizacja poczty i zawartość elektronicznego kosza to nie backup

Jak można odzyskać utracone dane? W ograniczonym zakresie może w tym pomóc udostępniana przez dostawcę poczty elektronicznej funkcja archiwizacji. Pozwala ona na przechwycenie każdej wiadomości e-mail wysłanej i odebranej przez organizację a także na odnalezienie jej i odzyskanie w razie awarii. Co więcej zarchiwizowane załączniki i e-maile nie mogą być przypadkowo czy intencjonalnie zmienione czy zmanipulowane. To ważne zwłaszcza w przypadku konieczności udowodnienia działania zgodnie z przepisami.

Funkcja archiwizacji umożliwia przechowywanie odzyskiwanie i przeszukiwanie określonych wiadomości nie pozwala jednak na przywrócenie kompletnej skrzynki pocztowej i całej jej zawartości do stanu z wybranego dnia – folderów struktury kontaktów zadań elementów dziennika itd.

Drugim dostępnym rozwiązaniem które może okazać się przydatne w przypadku utraty danych jest kosz. Warto jednak pamiętać że do kosza trafiają tylko usunięte przez użytkownika pliki i wiadomości a nie cała zawartość poczty. I tylko takie skasowane uprzednio elementy można odzyskać. Co ważne wśród nich mogą znaleźć się nie tylko e-maile.

Microsoft udostępnia także kosz dla Exchange Online SharePoint Online i One Drive for Business. Dzięki temu nawet bez archiwizatora istnieje pewna natywna ochrona tych elementów. Kosz nie jest jednak kopią zapasową. To tylko folder zawierający usunięte pliki. Dodatkowo pliki te są czyszczone po 93 dniach i wtedy nie można ich już odzyskać

Mateusz Ossowski

CEE Channel Manager w Barracuda Networks

Ratunkiem dla firm jest w takiej sytuacji usługa tworzenia kopii zapasowych. O tym że backup jest niezbędny przedsiębiorcy wiedzą nie od dziś. Nieczęsto zdają sobie jednak sprawę z tego że jest on bardzo ważny także w przypadku rozwiązań chmurowych.

Usługa backupu pozwala przywrócić całą skrzynkę pocztową lub poszczególne wiadomości e-mail kontakty i inne elementy do stanu z określonego dnia. Co więcej dostępne na rynku rozwiązania umożliwiają przechowywanie nielimitowanych ilości danych przez właściwie nieograniczony czas. To oznacza że firma może z nich korzystać także wtedy gdy intensywnie się rozwija co wiąże się z gwałtownym przyrostem przetwarzanych danych. Warto także podkreślić że uruchomienie nowoczesnych działających w chmurze rozwiązań do tworzenia backupu jest szybkie i nieskomplikowane zajmuje naprawdę kilka minut. A korzystanie z nich przynosi niezaprzeczalne korzyści w tym ochronę przed skutkami ataków ransomware

Mateusz Ossowski

CEE Channel Manager w Barracuda Networks

Odpowiedzialność za dane

Czy jednak to nie usługodawca powinien tworzyć kopie zapasowe i odpowiadać za przywrócenie straconych danych? Niestety to tak nie działa nawet w przypadku tak rozpowszechnionych platform jak Microsoft 365.

Microsoft jest odpowiedzialny tylko za infrastrukturę Microsoft 365 która obsługuje dane. Nie jest jednak odpowiedzialny za dane które firma gromadzi w jego środowisku. Zastrzega zresztą wyraźnie w umowie zawieranej z użytkownikiem że zaleca regularne tworzenie kopii zapasowych treści i danych przechowywanych na platformie. Tymczasem 70% uczestników ankiety którą przeprowadziliśmy wierzy w to że Microsoft zapewnia wszystko czego potrzebują do ochrony swoich danych

Mateusz Ossowski

CEE Channel Manager w Barracuda Networks

Choć Microsoft dokłada wszelkich starań żeby jego platforma była odporna na awarie zawsze może dojść do utraty danych – czy to spowodowanej działaniem użytkownika czy problemem po stronie innego dostawcy usług współpracującego z Microsoft. W takim przypadku to właściciel konta pocztowego jest odpowiedzialny za odzyskanie danych.

Microsoft udostępnia narzędzia, które mogą wesprzeć ten proces, takie jak archiwizacja poczty elektronicznej czy nawet kosz. Żadne z nich jednak nie pozwala przywrócić kompletnej skrzynki pocztowej i całej jej zawartości z konkretnego momentu na osi czasu. Dla firm, które w mailach przesyłają i przechowują wiele ważnych dokumentów, umów, specyfikacji, prezentacji, utrata zawartości skrzynki może mieć bardzo poważne konsekwencje i wyraźnie zakłócić działanie biznesu

Mateusz Ossowski

CEE Channel Manager w Barracuda Networks

Przeniesienie swojej poczty i związanych z nią aplikacji do chmury nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za przechowywane w nich firmowe dane na dostawcę usługi. Z punktu widzenia prawa to przedsiębiorstwo musi zapewnić ochronę tych danych. Jego rolą jest też ich odzyskanie w razie awarii lub przypadkowego usunięcia. Dzięki regularnemu backupowi może to zrobić szybko i sprawnie – także w przypadku danych, które przechowuje w chmurze.